Travailler là où vous êtes nécessaire : le cloud rend cela possible

Franca van der Veer, responsable des opérations chez Mijande Wonen, explique comment le projet (baptisé à juste titre « Werkplek 365 ») a vu le jour. « La raison concrète était que le contrat avec notre ancien fournisseur informatique arrivait à son terme. À ce moment-là, nous avons réfléchi à nos souhaits et aux questions que nous souhaitions aborder dans un nouvel appel d'offres. Pour nous, il est particulièrement important de pouvoir travailler partout. C'est ce que nous appelons « travailler là où vous êtes nécessaire ». Que nos employés soient au bureau, à domicile ou chez les locataires, ils doivent pouvoir travailler dans de bonnes conditions et en toute sécurité. »

Lieu de travail numérique

Le choix de Previder

Richard Pieksma, qui soutient Mijande Wonen en tant que responsable de l'information, a dirigé le projet. « Il y a quelques années, un plan stratégique en matière d'information a été élaboré dans le cadre d'un nouveau plan d'entreprise. L'un des éléments qui y est stipulé est que nous voulons travailler avec des normes, telles que celles de Microsoft. Sur cette base, nous avons recherché un fournisseur capable de réaliser le lieu de travail de nos rêves. Notre choix s'est finalement porté sur Previder. Une raison importante de ce choix était que nous voulions un partenaire capable non seulement de mettre en place un environnement de travail techniquement performant, mais aussi de veiller à ce que les gens puissent bien travailler avec et, de préférence, adopter pleinement le nouvel environnement de travail. Sur ce point – l'adoption –, Previder avait le meilleur argumentaire. La plupart des entreprises informatiques sont parfaitement capables de réaliser un projet parfait sur le plan technique, mais elles ne sont pas toutes aussi performantes sur le plan humain. Previder avait de bonnes références, ce qui a également joué un rôle. » Franca ajoute : « Nous avons eu plusieurs entretiens préalables avec les collaborateurs de Previder qui allaient se charger de la mise en œuvre du projet. Lors de ces entretiens, nous avons tout de suite remarqué que nous nous comprenions bien. Le courant est vraiment passé. »

Complexe et radical

Richard résume brièvement ce que le projet implique sur le plan technique : « Nous avons entièrement reconstruit l'environnement informatique à partir de zéro et sommes également passés à un autre hébergeur. Nous sommes passés de Citrix à un tout nouvel espace de travail, avec une interface complètement différente. Nous avons mis toutes les applications dans le cloud. Nous avons fait réaménager complètement le réseau, avec comme facteur de complication le fait que nous avons déménagé de deux sites vers un seul bureau central. Dans l'ensemble, ce fut un projet complexe et radical, avec de nombreux changements pour les employés. C'est pourquoi le processus d'adoption était si important. »

Processus d'adoption

Judith Pohlmann, conseillère en communication, qui a assumé le rôle de responsable du changement dans le cadre du projet Werkplek 365, estime que le processus d'adoption a été bien géré par Previder. « Nous avons eu des discussions très constructives afin de choisir ensemble les meilleures solutions. À cette fin, nous avons évalué les compétences numériques de nos collègues à l'aide d'un formulaire, afin de pouvoir accorder à chacun l'attention dont il a besoin. Chaque équipe dispose d'un ambassadeur qui sert de point de contact pour les collègues. Nous avons également organisé diverses séances d'information et des heures de questions-réponses, et mené une enquête afin d'évaluer et de déterminer les besoins restants. Après les vacances d'été, nous organiserons des formations et des séances d'approfondissement. En ce qui me concerne, ce fut un beau projet, dans le cadre duquel nous avons accompli beaucoup de choses en peu de temps. »

Engagé et responsable

Richard est très satisfait de la collaboration avec Previder. « Ils ont une approche méthodique et structurée et travaillent selon une conception technique bien fondée et un plan d'action solide, avec une documentation en ordre. Cela s'est reflété dans la mise en œuvre du projet : toutes les étapes ont été franchies, tous les accords sur les coûts et la qualité ont été respectés. Cela montre que Previder est une entreprise qui possède une grande expérience. Et tout le monde se sentait impliqué et responsable. Je suis toujours en contact avec eux, dans une relation de confiance et personnalisée. »

Franche et honnête

Judith partage l'enthousiasme de Richard. « J'ai trouvé cette collaboration très agréable. En travaillant ensemble sur le projet, j'avais l'impression que les collaborateurs de Previder étaient nos collègues. Les lignes de communication étaient courtes, nous pouvions facilement et rapidement nous retrouver. Lorsque le projet a été terminé, nous avons presque regretté que ce soit fini. » Franca acquiesce. « J'ai vécu la même chose que Judith. J'ai également apprécié le fait que nous ayons été très francs et honnêtes les uns envers les autres. Dans la phase finale du projet, nous avons tous fait preuve d'une grande capacité de réflexion : qu'est-ce qui a bien fonctionné et qu'avons-nous pu apprendre pour la prochaine fois ? Nous avons travaillé dur, mais nous avons aussi beaucoup ri ensemble. La semaine du lancement, de nombreux collaborateurs de Previder et Winvision étaient présents sur place pour assister les utilisateurs. Ils ont fait preuve d'une grande disponibilité, de patience et de respect. Cela a été très utile, car certains collaborateurs sont venus travailler ce lundi-là avec des nœuds à l'estomac. La simple présence de tous ces experts était rassurante. »

Liberté et sécurité

Interrogée sur les avantages majeurs offerts par le nouvel environnement Mijande Wonen, Franca n'a pas besoin de réfléchir longtemps. « C'est la liberté pour les employés. C'est tout simplement formidable de pouvoir travailler en toute sécurité avec son ordinateur portable, grâce à une solution qui fonctionne partout et à tout moment. Cela donne une nouvelle dimension au travail là où vous en avez besoin. »

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