En quoi consiste un lieu de travail numérique ?

Un lieu de travail numérique est un environnement informatique en ligne qui réunit les employés et les processus d'entreprise afin d'optimiser la communication, la collaboration et la productivité. Le lieu de travail numérique comprend l'infrastructure technologique, la culture du travail et, ce qui n'est pas négligeable, la transition vers un environnement de travail virtuel.

• Infrastructure technologique

L'infrastructure technologique comprend des éléments tels que les données, les processus, le contenu, les applications, l'analyse, la gestion des utilisateurs et la sécurité. Ensemble, ces éléments permettent le travail à distance et la collaboration en temps réel. En outre, elles contribuent à une gestion cohérente et sécurisée des données.

Infrastructure as a Service (IaaS)

• Culture d'entreprise

Digitale werkplekken bevorderen een cultuur die gericht is op flexibiliteit, zelfsturing en continu leren. Dit biedt medewerkers meer autonomie om hun werk zelfstandig te organiseren en daadkrachtig hun doelen te realiseren.

• Transition

Avec un lieu de travail numérique, le bureau physique perd son rôle de centre de travail principal. L'espace virtuel est au cœur de l'expérience professionnelle de nombreux employés. Cela exige de la part des employés et des employeurs des niveaux élevés de compétence numérique et de flexibilité. Il est essentiel de créer un état d'esprit favorable à la réussite de cette transition.

Quelles sont les fonctions essentielles d'un lieu de travail numérique ?

• Travailler à distance

Le lieu de travail numérique rend le travail à distance plus flexible et plus efficace. En intégrant des technologies, des plateformes de collaboration et des solutions en nuage, les employés peuvent travailler n'importe où. Grâce à la cybersécurité, le lieu de travail numérique protège également les informations sensibles et la vie privée.

• Communication et coopération

Le lieu de travail numérique offre des plateformes basées sur le cloud avec accès à la messagerie instantanée, à la vidéoconférence et aux réseaux sociaux, par exemple. Les membres de l'équipe peuvent travailler sur des documents et gérer des projets en temps réel. Cela permet aux équipes, où qu'elles se trouvent, de fonctionner comme une seule entité et de poursuivre des objectifs communs.

• Automatisation

Sur le lieu de travail numérique, les tâches de routine, telles que la planification des réunions et la gestion des flux de travail, peuvent être effectuées par des logiciels. L'automatisation intégrée augmente l'efficacité et donne aux employés plus d'espace pour se concentrer sur les tâches stratégiques et créatives.

• Flexibilité en mouvement

Les postes de travail numériques soutiennent les employés mobiles, tels que les ingénieurs de terrain ou les prestataires de soins ambulatoires. Grâce à un poste de travail numérique, ils ont un accès instantané aux informations nécessaires et peuvent mettre à jour leurs ordres de travail via leur ordinateur portable, leur tablette, leur téléphone mobile ou tout autre appareil.

Quels sont les types de postes de travail numériques ?

Quel type de lieu de travail numérique est le plus approprié ? Cela dépend de la fonction du lieu de travail ainsi que de l'échelle et de la complexité de l'organisation.

Différentes fonctions

• Entièrement à distance

Le succès des lieux de travail à distance entièrement numériques repose en grande partie sur les outils de communication numérique et les plateformes de collaboration. À cet égard, la performance des applications de base et l'accès sécurisé à des données fiables sont essentiels.

• Hybride

Un lieu de travail hybride combine le travail à distance et le travail au bureau. Ce modèle est populaire auprès des organisations qui souhaitent offrir de la flexibilité tout en conservant des espaces physiques pour les interactions en face à face et les réunions ou autres rencontres.

Échelle et complexité

• Startups

Les start-ups choisissent souvent les lieux de travail numériques en raison de leur flexibilité et de leurs coûts gérables. Elles peuvent bénéficier de l'évolutivité et de la flexibilité des outils numériques, ce qui leur permet de se développer et de s'adapter rapidement.

• PME

Pour les PME, les lieux de travail numériques offrent la possibilité de rester flexibles et de rivaliser plus facilement avec les grandes entreprises. Les PME peuvent améliorer leur efficacité, toucher une clientèle plus large et renforcer l'engagement de leurs employés, souvent au prix d'un investissement relativement faible.

• Grande entreprise

Les grandes organisations utilisent des espaces de travail numériques pour unifier des processus complexes et gérer des équipes régionales/mondiales.

Le lieu de travail numérique dans des secteurs spécifiques

• Soins de santé

Dans le domaine de la santé, les postes de travail numériques sont désormais indispensables, avec des applications telles que les rendez-vous virtuels et la gestion à distance des dossiers des patients.

Lieu de travail numérique dans le domaine de la santé

• Associations de logement

Pour les entreprises, le lieu de travail numérique est l'outil par excellence pour opérer sans effort entre les bureaux et, par exemple, les complexes résidentiels. Les employés ne sont pas liés à un lieu de travail physique et peuvent travailler de manière plus efficace et plus décisive.

Lieu de travail de l'entreprise numérique

• L'éducation

Les postes de travail numériques complètent parfaitement l'essor de l'apprentissage en ligne et des classes virtuelles. Les enseignants peuvent plus facilement préparer leurs cours et minimiser les tâches administratives.

Comment fonctionne un lieu de travail numérique ?

Un lieu de travail numérique combine l'infrastructure technique, le flux de travail et les processus, ainsi que l'automatisation et l'IA.

Infrastructure

• Services en nuage

Les services en nuage fournissent des ressources évolutives et flexibles pour les applications, l'analyse des données et bien plus encore. Ils permettent le stockage, l'accès et la gestion des données à distance. Ils optimisent la collaboration et le travail à distance.

• Logiciel en tant que service (SaaS)

Les plateformes SaaS offrent la sécurité, l'évolutivité et l'accès à des applications génériques telles que la vidéoconférence, la communication d'équipe et les outils de collaboration. Mais aussi de plus en plus d'éditeurs de logiciels proposant des applications spécifiques à un secteur ou à une ligne d'activité.

• Logiciel personnalisé

Les logiciels personnalisés s'intègrent parfaitement aux systèmes existants et offrent des caractéristiques uniques que les logiciels standard n'ont souvent pas. Cela peut constituer un avantage concurrentiel. En utilisant des solutions de cloud privé, les organisations peuvent en faire bénéficier leurs employés sans effort.

Flux de travail et processus

• Processus numérisés

Les lieux de travail numériques fournissent des outils et des technologies permettant de rationaliser les processus de travail afin que les tâches soient accomplies plus rapidement et plus efficacement.

• Travail d'équipe

Les outils de gestion de projet permettent de planifier et de suivre les projets.

• Retour d'information

Grâce aux outils et aux plateformes de travail numériques, les commentaires et les évaluations peuvent être recueillis en permanence. Cela favorise une communication ouverte et encourage une culture de l'amélioration et de la reconnaissance.

Automatisation et IA

• Automatisation des tâches

Les outils basés sur l'IA peuvent automatiser les tâches de routine telles que la planification, la saisie de données et divers aspects du service à la clientèle. Les employés peuvent ainsi se concentrer sur des activités plus complexes et plus créatives.

• Analyse des données

L'IA joue un rôle important dans l'analyse de grands ensembles de données, la reconnaissance des tendances et la prédiction des résultats. Les entreprises peuvent ainsi prendre plus facilement des décisions fondées sur des données.

• Un meilleur service à la clientèle

L'IA et l'automatisation peuvent améliorer l'interaction avec les clients. Les chatbots, les assistants virtuels et les systèmes d'assistance automatisés offrent un service rapide et efficace et réduisent la charge de travail.

Quels sont les avantages d'un lieu de travail numérique ?

Le lieu de travail numérique offre de nombreux avantages, notamment une meilleure continuité des activités, une rationalisation des processus et de l'organisation et une expérience professionnelle positive pour les employés.

Continuité des activités

• La résilience

Les lieux de travail numériques aident les entreprises à s'adapter et à continuer à travailler même dans des circonstances inattendues. Ils permettent aux organisations de maintenir la productivité et le service si cela devient difficile sur le site physique.

• Gestion de crise

Grâce à la flexibilité et à la rapidité des plateformes numériques, les organisations peuvent prendre des décisions et communiquer rapidement en temps de crise.

• Réduction des coûts

Un lieu de travail numérique peut permettre de réaliser des économies en réduisant le besoin d'espaces de bureaux vastes et rigides. Le déploiement de solutions en nuage et de plateformes SaaS réduit le besoin de matériel et de logiciels coûteux et permet aux organisations d'utiliser le personnel et les ressources de manière plus efficace.

Rationalisation des processus

• Leadership sur le marché

Avec un lieu de travail numérique, les entreprises peuvent renforcer leur position concurrentielle et éventuellement gagner des parts de marché. Les organismes (semi-)publics peuvent offrir de meilleurs services à leurs clients. La numérisation favorise l'innovation et la flexibilité, permettant à toutes les organisations de répondre plus rapidement aux évolutions du marché et aux besoins des clients.

• L'innovation

Les lieux de travail numériques favorisent l'innovation en facilitant la collaboration, indépendamment des barrières géographiques. Cela encourage l'amélioration et le développement de nouveaux produits et services.

Meilleure expérience professionnelle

• Équilibre entre vie professionnelle et vie privée

Les lieux de travail numériques peuvent permettre des horaires et des lieux de travail flexibles. Ce faisant, il est conseillé d'établir des politiques claires pour assurer un bon équilibre entre vie professionnelle et vie privée.

• Flexibilité

Les employés ont accès aux outils et aux données essentiels quand et où ils en ont besoin. Cela favorise le sentiment d'autonomie et la productivité. Les équipes situées dans des fuseaux horaires différents peuvent collaborer efficacement sans que tout le monde doive travailler simultanément.

Que signifie le lieu de travail numérique pour la gestion des talents ?

• Développement des compétences

Travailler efficacement sur un lieu de travail numérique exige un développement continu des compétences numériques, mais aussi des compétences non techniques telles que la communication, l'adaptabilité et la collaboration.

• Partage des connaissances

Les lieux de travail numériques facilitent le partage des connaissances au sein des équipes et de l'organisation dans son ensemble. Grâce à un accès global, les collègues peuvent utiliser les connaissances des autres et la communication est plus facile à organiser.

• Possibilités de recrutement

Avec l'utilisation de lieux de travail numériques, la localisation d'un candidat talentueux est moins pertinente et les organisations peuvent plus facilement embaucher des personnes sur la base de leurs compétences.

Exemples d'applications commerciales

• Coopération mondiale

Les outils numériques en libre-service permettent aux équipes internationales de collaborer et de partager des informations de manière efficace, quelle que soit leur localisation. La dépendance à l'égard des contacts physiques avec les organisations informatiques centrales est également réduite.

• Flexibilité pour les employés mobiles

Pour les employés qui sont constamment en déplacement, comme dans les services sur le terrain ou les soins de santé, les outils numériques garantissent qu'ils ont toujours accès aux bonnes informations et aux bons outils en temps réel. Cela contribue à une exécution plus rapide du travail et à une meilleure collaboration avec les autres équipes et le siège.

• Portails de fournisseurs

Les postes de travail numériques peuvent facilement être transformés en portails pour rationaliser la communication et la gestion des documents entre les entreprises et leurs fournisseurs.

• Gestion de crise

En cas de crise, les postes de travail numériques peuvent assurer la continuité des activités en permettant aux équipes de rester connectées à distance. En cas de problèmes de sécurité, des mesures décisives peuvent être prises et l'impact négatif peut être réduit.

• Interaction avec les clients

Partout dans le monde, les équipes peuvent utiliser des postes de travail numériques pour fournir une assistance 24 heures sur 24 et 7 jours sur 7. Les interactions avec les clients peuvent être plus facilement personnalisées et enregistrées sans ambiguïté.

Qu'apporte le lieu de travail numérique aux organisations ?

• Amélioration de la coopération et de la communication

Le lieu de travail numérique favorise le partage des connaissances, la communication unifiée et le travail d'équipe. Les employés peuvent collaborer en temps réel et partager facilement des documents et des projets.

• Flexibilité

Les lieux de travail numériques aident les organisations à s'adapter rapidement aux changements du marché et aux besoins des clients. Les outils numériques permettent aux entreprises de prendre et de mettre en œuvre des décisions plus rapidement.

• Prise de décision fondée sur des données

Les lieux de travail numériques offrent un accès instantané à des données fiables. Ces données aident les organisations à faire des choix stratégiques plus éclairés et à aligner plus précisément leurs services et leurs produits sur la demande du marché.

• Autonomie

Les lieux de travail numériques offrent aux employés un accès rapide aux informations et aux ressources, ce qui leur permet de résoudre les problèmes de manière autonome et d'organiser leur travail en fonction de leurs besoins.

Quels sont les principaux domaines d'intervention ?

• Contrôle d'accès

Il est essentiel de sécuriser l'accès aux espaces de travail numériques grâce à la gestion des identités et à l'accès basé sur les rôles. L'authentification unique (SSO) peut y contribuer en simplifiant le processus.

• Cybersécurité

Les lieux de travail numériques s'appuient sur des services en nuage et éventuellement sur un large éventail de plateformes SaaS différentes. La cybersécurité est donc cruciale. Veillez à mettre en place des mesures de sécurité solides telles que le cryptage, l'authentification multifactorielle (MFA) et des audits de sécurité réguliers.

Sécurité informatique de Previder

• Automatisation

En automatisant les tâches répétitives à l'aide de l'IA, vous donnez aux utilisateurs plus d'espace pour se concentrer sur des projets utiles.

• Optimisation

Améliorez la réussite de votre stratégie en matière de lieu de travail numérique en fixant des objectifs à l'avance et en suivant les indicateurs clés de performance et les paramètres pertinents. Cela vous permettra de ne pas perdre le fil. En outre, recueillez en permanence les réactions des utilisateurs et intégrez les suggestions d'amélioration lorsque c'est possible.

• Fiabilité

Lors du choix d'un logiciel de poste de travail numérique, il est important d'opter pour des solutions robustes et éprouvées qui soutiennent la productivité de votre organisation. En outre, une expérience utilisateur positive contribue à la perception de la fiabilité et à une gouvernance optimale des processus.

Quelles sont les tendances observées en matière de lieu de travail numérique ?

• Intelligence artificielle (IA)

L'IA est de plus en plus utilisée dans les lieux de travail numériques, par exemple par le biais de chatbots qui soutiennent les processus de service pour les clients et les employés. Chez Previder, par exemple, nous avons un chatbot que nos gestionnaires de comptes peuvent facilement utiliser s'ils veulent utiliser correctement le CRM. L'IA est également utilisée pour analyser les données d'utilisation afin d'obtenir des informations stratégiques, ce qui permet une configuration optimale. Et avec des tâches de plus en plus complexes et une analyse des données plus poussée, les processus de travail peuvent être encore améliorés grâce à l'IA.

• Outils d'automatisation intégrés

L'automatisation des applications permet aux utilisateurs de recevoir des notifications sur les mises à jour des processus et d'effectuer des tâches instantanément. La RPA (Robotic Process Automation) ou les robots logiciels prennent en charge les tâches répétitives telles que la saisie de données et le traitement des factures. Cela favorise l'efficacité.

• Intégration des applications et des données

L'intégration des applications et des données pour la gestion de projet, la communication et la collaboration permet de rationaliser l'accès à l'information. Cela garantit la cohérence et la mise à jour des données à partir d'un emplacement central. Les employés gagnent un temps précieux et sont moins ennuyés par un processus de recherche complexe.